Ordering & Facturatie

Bijna elke organisatie kent een order- en facturatieproces, soms ook voorafgegaan door een offerteproces. In een orderadministratie worden alle Inkomende orders vastgelegd. Elke order bevat informatie over lever- en facturatie adressen, verkoopprijzen, levertermijnen en overige condities. In veel organisaties is het wenselijk om de vastgelegde order via e-mail of EDI te bevestigen aan de klant. Vaak heeft een orderproces een directe link met de voorraadadministratie of achterliggende productieprocessen. Een goede orderadministratie geeft de organisatie inzicht in de uit te voeren leveringen, de benodigde voorraden en de te verwachte omzet.

Een verkooporder kan, afhankelijk van de keuzes die gemaakt zijn, in één of meerdere leveringen worden afgerond. In veel gevallen is het facturatieproces gekoppeld aan de orderadministratie, zodat elke levering van goederen en/of diensten resulteert in een verkoopfactuur. Het is ook mogelijk dat de ordering en levering plaatsvinden in systeem X en de bijbehorende facturatie in systeem Y, bijvoorbeeld wanneer er sprake is van branche specifieke software voor het primaire proces.

De afgelopen jaren hebben we voor diverse organisaties het order- en facturatieproces geoptimaliseerd, hierbij enkele voorbeelden:

• Voor een groothandel in medische producten is het gehele orderproces ingericht, inclusief het verzenden van uitgaande orderdocumenten in meerdere talen, het koppelen van verzenddata naar logistiek dienstverleners en elektronisch factureren naar inkooporganisaties.
• Een producent van afvalsystemen legt alle orders centraal vast en heeft op elk moment inzicht in de orderportefeuille.
• Een verfproducent heeft een EDI koppeling waarbij elektronische orders, zonder tussenkomst van de eindgebruiker, in het ordersysteem worden geïmporteerd.
• Een logistiek dienstverlener factureert, in combinatie met de AutoDoc software, eenvoudig en snel.